🕓 Tempo di lettura: 11 minuti
Per anni, le notizie sulle tendenze HR ci hanno raccontato della possibilità di migliorare la retention dei collaboratori ottimizzandone l’esperienza e offrendo servizi legati al benessere, anche extra-lavorativo. C’è però un altro elemento da non trascurare e che può davvero incidere sulla employee experience nella sua totalità: stiamo parlando dell’efficienza dei processi interni. In questo articolo, prenderemo in esame le opportunità offerte dalla digitalizzazione di onboarding process e offboarding.
Continua a leggere per conoscere i dettagli!
Definizione di onboarding process
Il processo di onboarding ha inizio nel momento in cui un dipendente viene assunto ed entra per la prima volta nell’organico di un’organizzazione, ricevendo una postazione e un ambiente di lavoro digitale. L’azienda si occupa della creazione dell’identità del dipendente, dei relativi accessi alle risorse e della fornitura di strumenti di lavoro (hardware, software e kit di accesso agli uffici).
Definizione di occupazione
Nella fase di occupazione, ruolo e responsabilità del dipendente possono variare con il passare del tempo, richiedendo cambiamenti nelle autorizzazioni per accedere alle risorse e nei requisiti dell’identità assegnata.
Definizione di offboarding
Il momento dell’offboarding dovrebbe coincidere con una revoca immediata dei diritti di accesso e la disabilitazione dell’identità dell’(ex) dipendente, che dunque non dovrebbe più essere in grado di consumare le risorse aziendali.
Come anticipato nella premessa, l’ottimizzazione dei processi interni è un passaggio cruciale nella creazione di un’esperienza che fidelizzi i dipendenti all’azienda, oltre a rappresentare un vantaggio notevole in termini di tempi e risorse da dedicare a procedure ripetitive e a rischio di errore.
Ecco gli argomenti che affronteremo in questa pagina, puoi cliccare quelli di tuo interesse per passare subito al paragrafo dedicato.
Collegamenti rapidi:
- Le opportunità nascoste nel processo di onboarding
- La situazione attuale
- I consigli per un’esperienza di digital onboarding eccellente - CHECKLIST
- Le statistiche da conoscere
- Le soluzioni per la gestione dell’intero ciclo di vita dei dipendenti
- Esempio di applicazione – business case
Le opportunità nascoste nell'onboarding process
Abbiamo già visto come l’ottimizzazione dei processi di onboarding faccia parte di diritto di quel pacchetto di iniziative a disposizione del dipartimento HR per migliorare l’esperienza e il benessere dei dipendenti, proprio come benefit e servizi di welfare.
Di fatto, la fase di onboarding è la prima opportunità, dopo quella di selezione del Personale, di mostrare la cultura aziendale e creare un legame di fiducia che si spera diventi forte e duraturo.
Da questo pilastro fondante della relazione tra organizzazione e collaboratore dipendono poi imperdibili opportunità per ottenere:
✔️ maggiore soddisfazione
✔️ miglioramento dei livelli di retention
✔️ aumento della produttività
✔️ incremento dei ricavi
Secondo la ricerca “The True Cost of a Bad Hire” realizzata da Brandon Hall Group nel 2015, le aziende con un processo di onboarding efficiente e solido registrano:
➕ 82% retention
➕ 70% produttività
Se desideri leggere l'intero documento, è disponibile in pdf qui.
Per conoscere altre statistiche interessanti, passa subito al paragrafo dedicato!
Analizziamo ora la situazione attuale e le sfide per il dipartimento HR.
La situazione attuale dei processi di onboarding
Sono moltissime le aziende che fanno affidamento su procedure manuali e metodi tradizionali per la gestione degli onboarding dei nuovi dipendenti e per il relativo offboarding: spesso coincidono con sessioni di formazione che possono durare ore, se non giorni.
Oltre a rappresentare un costo in termini di tempo per l’organizzazione e per i neoassunti, queste attività rischiano di intaccare subito l’entusiasmo che dovrebbe invece caratterizzare l’inizio di una nuova avventura professionale.
Tuttavia, ci sono nozioni che non possono essere trascurate all'ingresso in un'azienda: le policy, l’utilizzo corretto degli strumenti di lavoro, i regolamenti amministrativi, le responsabilità del ruolo occupato devono essere a disposizione, comprese e acquisite dai nuovi dipendenti.
È necessario trovare un compromesso per rendere tutte queste procedure snelle e persino piacevoli, tenendo sempre conto dell’onboarding experience come leva per la fidelizzazione e la produttività.
Il digital onboarding si propone come mezzo per superare queste criticità, scopriamo di più nel prossimo paragrafo!
Se preferisci leggere subito il business case del nostro cliente, clicca qui!
I consigli per un’esperienza eccellente di digital onboarding
L’onboarding process digitalizzato permette ai neoassunti di accedere alle informazioni di cui hanno bisogno quando preferiscono - 24 ore su 24, 7 giorni su 7 - velocizzando la formazione sulla nuova realtà aziendale e le procedure obbligatorie, come l'accettazione della privacy policy o le clausole di riservatezza.
Vista la quantità di tecnologie e strumenti a disposizione delle persone in ogni contesto oggi, è naturale che anche i dipendenti (e non solo i nativi digitali) si aspettino che l'esperienza di onboarding sia allineata a queste abitudini.
Checklist per l’onboarding digitale
☑️ 1. Ricerca
L’analisi dei processi di onboarding esistenti è propedeutica all’individuazione di eventuali aree di miglioramento. Per definire le criticità, è utile ascoltare la viva voce dei collaboratori: chi meglio di loro saprà raccontarti quali passaggi hanno trovato poco interessanti o non abbastanza chiari?
Ricorda che l’esperienza di un collaboratore inizia il giorno in cui risponde all’annuncio di lavoro inviando la sua candidatura; le iniziative per il coinvolgimento e la fidelizzazione all’azienda possono prevedere l’invio di informazioni in modalità paperless, per dare subito un’immagine di realtà innovativa e attenta alla sostenibilità.
☑️ 2. Automazione e snellimento
Ogni individuo è unico e quindi anche le modalità di apprendimento variano da persona a persona. La navigazione nel portale per i dipendenti e la disponibilità di informazioni devono essere il più possibile intuitive, ma è consigliabile fornire un supporto a distanza, qualora l’utente lo richiedesse.
☑️ 3. Affiancamento
In aggiunta alle risorse consultabili in autonomia, il supporto di un collega senior può contribuire a fare sentire il neoassunto al sicuro, fornendo consigli pratici.
È importante che anche questa fase di mentorship sia monitorata, per evitare che una delle due persone (o entrambe) si sentano sotto pressione, ma invece sappiano di potere fare affidamento sull’azienda.
☑️ 4. Pianificazione e scadenze
Per iniziare ogni attività con il giusto entusiasmo, è bene sapere quanto tempo richieda il suo completamento. Per i nuovi collaboratori, in particolare, è essenziale che siano comunicate le scadenze e i next step, in modo che possano avere un’agenda organizzata e definire le priorità.
Le statistiche da conoscere
In questo articolo di Business News Daily sono riportati alcuni dati interessanti che ci aiutano a comprendere la necessità di attivare una digitalizzazione delle procedure di onboarding, per snellirle e renderle più coinvolgenti, migliorando l’esperienza dei collaboratori a tutto tondo.
- di 1 settimana nel 26% delle aziende
- di 1 giorno o persino meno nel 25%
- di 1 mese nel 21%
- di almeno 3 mesi nell’11%
La raccolta delle informazioni e la gestione delle procedure in modalità manuale per gli HR manager significa avere a che fare con:
- carichi di lavoro eccessivi, per il 37% del campione
- elevati livelli di stress per il 35%
- documenti obbligatori mancanti – ad esempio legati a compliance normativa o interna per il 28%
- posticipazione della data di inizio del dipendente per il 22%
- lettura e accettazione di policy aziendale da parte del dipendente non tracciabili per il 17%
- rinuncia alla posizione offerta a causa di processi troppo lunghi per il 9%
- 3 o più ore per la raccolta delle informazioni di ogni dipendente per oltre il 40%
- 5 o più ore per la raccolta delle informazioni di ogni dipendente per il 16%
Il tempo è una delle risorse più preziose per le organizzazioni e la flessibilità messa a disposizione dalla digital transformation è un’opportunità imperdibile anche per il dipartimento HR.
La maggior parte delle aziende che ha avviato iniziative di automazione nel periodo della pandemia l'ha fatto (anche) per adattare le procedure alle nuove modalità di lavoro tipiche del contesto everywhere workspace.
Gli strumenti digitali offrono maggiore autonomia sia ai Responsabili delle Risorse Umane, sia ai neoassunti, che possono disporre di corsi di formazione, tutorial, documenti e informazioni in un percorso personalizzato e coinvolgente, soprattutto se paragonato alla consegna di plichi cartacei da controfirmare.
Nel caso in cui l’azienda sia in forte espansione, il tempo richiesto per l’onboarding digitale è lo stesso – che si abbiano 50 o 1000 collaboratori da accogliere. Inoltre, la possibilità di aggiornamento automatico assicura che le informazioni siano sempre corrette.
Di quali strumenti parliamo? Scopriamoli nel prossimo paragrafo!
Le soluzioni per la gestione dell’intero ciclo di vita dei dipendenti
Fino a qui, abbiamo analizzato le sfide che caratterizzano onboarding e offboarding e che possiamo riassumere come segue:
- le procedure manuali sono complesse, lente e non tracciabili
- le attività sono spesso non standardizzate e i processi datati
- le applicazioni, gli accessi e i diritti sono assegnati in modo manuale
Ivanti Identity Director è la soluzione per la gestione di identità e accessi (IAM - Identity and Access Management) che offre
- approccio basato sugli attributi
- provisioning automatizzato
- workflow
- self-service
Gli utenti hanno accesso ad applicativi e risorse allineati all’identità, per lavorare con la massima produttività e assicurando la totale protezione dei sistemi aziendali da cyber attack.
Grazie all’onboarding digitalizzato, i dipendenti sono attivi da subito, mentre l’azienda ha la certezza che i diritti di accesso siano assegnati e modificati mediante regole definite - sulla base del ruolo e del livello gerarchico - ma anche revocati automaticamente al termine del rapporto di lavoro, velocizzando e mettendo in sicurezza anche l’offboarding.
Ivanti Service Manager è la soluzione leader di mercato per il Service Desk che permette di automatizzare la gestione dei flussi di lavoro e migliorare la comunicazione tra utenti.
Scopriamo un esempio concreto di applicazione con un business case!
Esempio di applicazione: business case
Il cliente di Timeware DEA - Development Engineering Automation ha scelto Ivanti Service Manager in prima battuta come strumento di Ticketing da proporre a sua volta a un cliente.
Rimasta colpita dalle potenzialità dei workflow automatici, l’azienda ha pensato di sfruttarle anche internamente, applicandoli proprio ai processi di onboarding dei nuovi dipendenti.
Scarica il business case gratuito per scoprire tutti i vantaggi ottenuti, tra i quali spicca un risparmio di tempo calcolato in almeno il 30%, grazie all’implementazione di Ivanti Service Manager per la gestione di back-office documentale e archivio.
Dalla sua fondazione nel 2003, Timeware ha realizzato con successo oltre 60 progetti di digital transformation. Vuoi sapere di più su Ivanti Identity Director, Service Manager oppure hai bisogno di supporto nell'automazione dei processi HR e IT aziendali? Prenota subito una demo gratuita!
