ITAM: come gestire gli asset IT e massimizzarne il valore

ITAM indica un quadro di riferimento utile a gestire in modo proattivo e strategico il ciclo di vita degli asset IT: acquisizione, utilizzo, manutenzione e dismissione.

Non va dunque confuso con la gestione delle operazioni IT, che ha l’obiettivo di ottimizzare le prestazioni dei sistemi, perché l’Asset Management è incentrato su implementazione e automazione dei processi di gestione dei beni complessi, dall’acquisto alla rottamazione.

Scopriamo di più nell’articolo di oggi, nel quale approfondiremo:

• le 5 fasi dell’IT Asset Management
• il legame con GDPR, normative sulla privacy e linee guida AGID
• il supporto all’aspetto finanziario
• le funzioni e i vantaggi di una soluzione integrata

Definizione di ITAM - IT Asset Management

L’IT Asset Management è una best practice - prioritaria in diversi framework di IT Governance, tra cui ITIL - che ha l’obiettivo di fornire un resoconto accurato dei costi e dei rischi legati agli asset tecnologici nel loro ciclo di vita, per massimizzarne il valore e disporre di informazioni concrete in fase di negoziazione dei contratti e di decisioni strategiche.

Le 5 fasi ITAM

Contrariamente a quanto si potrebbe pensare, la gestione di un asset non comincia con il suo inserimento in inventario, bensì dall’insorgenza della necessità di acquisto o di rinnovo.

Fase 1: richiesta

Il processo inizia con la presentazione di una richiesta di nuovi asset IT all’interno dell’azienda che, nel modello ITAM, prevede uno standard e la definizione di una serie di criteri base per la valutazione della richiesta stessa.

Fase 2: procurement

L’acquisizione degli asset prevede la selezione dei possibili fornitori, la trattativa per la definizione degli accordi contrattali, le modalità di finanziamento e – ora sì! - l’inserimento degli asset in inventario.

Fase 3: assegnazione

Sia che si trovino in una sede produttiva, in un data center, sia che facciano parte di una singola postazione di lavoro, è nella fase di assegnazione che gli asset IT entrano in uso. Per identificare i corretti assegnatari, il luogo in cui si trovano e dunque gestire gli aggiornamenti di inventario, l’IT Asset Management prevede l’utilizzo di strumenti dedicati.

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Fase 4: manutenzione

Questa fase comprende tutte le attività necessarie a mantenere funzionanti e performanti gli asset IT: non solo manutenzione ordinaria, ma anche riparazioni e interventi a livello software per installare gli aggiornamenti. Si tratta di un passaggio molto importante perché i sistemi aggiornati sono il primo passo per contrastare le minacce informatiche e prevenire i rischi di violazioni o perdite di dati.

Fase 5: dismissione

Una volta arrivati al termine del ciclo di vita, tutti gli asset IT devono essere dismessi: la scelta se rottamarli o cederli dipende dalle scelte aziendali che si dovrebbero basare sui termini contrattuali e alle analisi costi/benefici.

Il legame con GDPR, normative sulla privacy e linee guida AGID

La valutazione del rischio legata al trattamento dei dati personali da parte delle organizzazioni è una delle richieste dal regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali, il GDPR (General Data Protection Regulation).

L'Agenzia per l'Italia Digitale (AGID), preposta alla realizzazione degli obiettivi italiani, in coerenza con l'agenda digitale europea, richiede l’applicazione alle infrastrutture di norme minime di sicurezza informatica.

Le best practice ITAM supportano la gestione corretta e conforme alle normative, prevedendo individuazione, censimento e inventario degli asset, al fine di:

• identificare quelli rilevanti per la valutazione dei rischi
• gestirli nel loro ciclo di vita
• mettere in atto le azioni necessarie per la loro messa in sicurezza

Il supporto all’aspetto finanziario

I costi attribuibili a vari aspetti e vari momenti della vita di un asset ne determinano il Total Cost of Ownership.

Per gestire tutte le informazioni in modo dettagliato e coerente è necessario:

• tracciare il costo di acquisto di un bene
• calcolarne ammortamento e valore residuo
• tenere conto dei costi legati ai contratti e alle attività di manutenzione

Nello specifico della manutenzione, ad esempio, vanno calcolati il tempo e i materiali utilizzati per la risoluzione di un incident, fino alla quota parte dei costi generali di gestione.

Si tratta di un aspetto molto importante soprattutto nel caso di holding a cui fanno capo più società oppure di aziende con asset da allocare a centri di costo diversi per dipartimento, sede o business unit.

Determinando il TCO corretto di ciascun asset, è possibile calcolare la quota da riaddebitare a ogni azienda, in base all’assegnazione all’interno del gruppo, implementando così una gestione di asset-as-a-service.

Le funzioni e i vantaggi di una soluzione integrata

Le soluzioni ITAM permettono la gestione e il controllo completo da un’interfaccia unificata di tutti gli asset.

Ivanti Asset Manager è un esempio di asset management software dalla visione interdipartimentale, che non interessa quindi solo l'IT, ma è in grado di produrre valore per l’intera organizzazione.

Grazie al supporto dei workflow di processo, la modalità di recupero delle dotazioni personali per gli utenti che lasciano l’azienda è immediata, in modo da garantire il loro corretto recupero e reinserimento nello stock per il riutilizzo e consentire un notevole risparmio di tempo e costi di gestione.

Ivanti Asset Manager è in grado di integrarsi con soluzioni di discovery, di gestione degli endpoint e di security, arricchendo i dati gestionali di un asset con quelli provenienti dall’inventory, applicando le patch di sicurezza mediante automazione e gestendo le conformità relative alle licenze.

Inoltre, essendo realizzato sullo stesso framework di Ivanti Service Manager, ne condivide la base dati e, di fatto, permette di implementare un sistema completo di ITSM. In questo modo, il anche il Service Desk sfrutta appieno le informazioni messe a disposizione dall’Asset Manager per un supporto più efficiente e integrato agli utenti e ai loro dispositivi.

Per raggiungere l’obiettivo di fornire il maggiore ROI possibile in termini di consumo di asset IT, la soluzione Ivanti Asset Manager consente alle aziende di ottenere un vantaggio competitivo, aiutando a ridurre il TCO grazie al supporto dei dati alla stipula delle condizioni contrattuali, all’attivazione della manutenzione proattiva e all'eliminazione del downtime.

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