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Il mondo del lavoro sta cambiando: da un lato, si stanno delineando i confini del new normal, con la modalità che viene definita everywhere workspace; dall’altro lato, l’esperienza dei dipendenti assume un valore sempre maggiore all’interno delle organizzazioni. Il digital onboarding è un processo che si inserisce in modo preciso tra questi due concetti, perché risponde alle esigenze di:
- ottimizzazione delle procedure di onboarding e offboarding, con un particolare riguardo sia alla produttività dei collaboratori sia alla protezione dei dati e accessi aziendali
- automazione e velocizzazione dei processi aziendali, non solo relativi ai dipartimenti HR e IT, ma in una visione interdipartimentale che coinvolge anche Procurement, Operations, Facility e le altre business unit
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Cos’è il digital onboarding
Si tratta di un processo che si avvale di strumenti e tecnologie digitali per rendere più snello ed efficiente l’inserimento (onboarding) dei dipendenti, ottimizzando sia i tempi e i costi interni, sia l’employee experience.
Perché è fondamentale concentrarsi sulle procedure di onboarding
L’onboarding process dei nuovi collaboratori è sempre più determinante: l’employee experience rappresenta la totalità delle interazioni tra i dipendenti e l’azienda ed è vista come la nuova frontiera per la crescita sostenibile delle organizzazioni.
La fase di inserimento ha un impatto decisivo sulla percezione dei neoassunti; quello di onboarding è un processo che dovrebbe durare circa un anno ed è anche il periodo più delicato per la fidelizzazione e la retention.
In questo articolo di Sviluppo Manageriale, si legge che:
- il 63% dei neoassunti sceglie di rinunciare al posto di lavoro ancora prima di iniziare
- più del 4% dei neoassunti abbandona il nuovo posto di lavoro entro i primi 6 mesi
- il 37% dei dipendenti cambia opinione sull’organizzazione già dopo il primo giorno di lavoro
L’integrazione di un neoassunto nelle attività e nella cultura aziendale comprende l’assegnazione degli strumenti di lavoro (device, accessi, diritti) e la condivisione delle informazioni essenziali a diventare un componente produttivo del team.
In una ricerca condotta da Brandon Hall Group per Glassdoor nel 2015 (scaricabile in formato pdf cliccando qui), è emerso come le aziende con processi di onboarding strutturati riescano a incrementare la retention di oltre l’80% e i livelli di produttività del 70%. Al contrario, quelle che non hanno definito procedure efficaci rischiano di perdere la fiducia dei neoassunti, aumentando le probabilità che lascino l’azienda entro il primo anno.
Tutto ciò si traduce in un aumento di costi, legati non solo al turnover e alla conseguente necessità di riattivare le selezioni dei candidati, ma anche allo stesso inserimento e alla formazione dei nuovi collaboratori, perché (ce lo conferma il già citato articolo di Sviluppo Manageriale) nell’87% delle organizzazioni il processo di onboarding non è digitalizzato.
Vediamo ora quali sono le caratteristiche e i vantaggi della digital transformation applicata a questo momento così delicato e strategico.
La process automation applicata al ciclo di vita dei collaboratori: digital onboarding e offboarding
La digitalizzazione dei processi di onboarding e offboarding rappresenta un’opportunità preziosa di ottimizzare i tempi dei dipartimenti HR, IT e Facility Management. L’attribuzione e la revoca dei privilegi automatizzate eliminano la necessità di eseguire manualmente procedure ripetitive, velocizzando il completamento delle operazioni.
Non solo! Si riducono i rischi di commettere errori che hanno un impatto sia sulla soddisfazione generale dei collaboratori, sia sulla compliance alle normative.
Il digital onboarding (al quale si aggiungono gli eventuali offboarding e/o i cambi di ruolo) assicura che i singoli accessi alle risorse aziendali siano distribuiti e assegnati correttamente e in linea con le policy. Inoltre, la visibilità in tempo reale di ruoli, privilegi, limitazioni ed eventi è fondamentale in caso di audit.
In un contesto complesso e in continua evoluzione come quello attuale, la gestione del ciclo di vita dei collaboratori dovrebbe possedere quattro caratteristiche essenziali. Eccolo di seguito!
1. Produttività dei dipendenti
Ogni collaboratore dovrebbe avere accesso agli strumenti (hardware e software) di cui ha bisogno per potere svolgere al meglio le proprie mansioni, non solo quando inizia a lavorare per un’organizzazione, ma anche quando il suo ruolo cambia.
La continuità dovrebbe essere assicurata in tutto il ciclo di vita: l’automazione garantisce che accessi, privilegi e asset assegnati siano disabilitati in modo corretto nel momento in cui lo stesso dipendente lascia l’azienda.
2. Efficienza dei processi
L’attribuzione dei diritti, l’abilitazione degli accessi e l’assegnazione degli asset dovrebbero avvenire in modo rapido, ordinato e automatico.
I processi manuali richiedono un impegno maggiore in termini di ore – che sia IT che HR potrebbero impiegare in attività più strategiche – e sono soggetti a rischi di errore.
3. Sicurezza e protezione dei dati
Solo gli utenti che ne hanno diritto – e solo per il tempo necessario – dovrebbero potere accedere a determinati dati, applicazioni e strumenti.
Poiché solo ciò che si conosce può essere monitorato e protetto da cyber attack, è fondamentale che vi sia una governance delle identità che fornisca visibilità immediata su chi abbia accesso a cosa e, in caso di audit, di poterlo dimostrare in real time.
4. Soddisfazione dei dipendenti
Riprendiamo il tema della employee experience: i collaboratori rappresentano i clienti interni dei team HR e IT. Per questo motivo, la loro soddisfazione deve essere un obiettivo strategico e passa anche attraverso la possibilità di lavorare in modo produttivo, fin dal primo giorno in azienda.
La soluzione per la gestione del ciclo di vita dei collaboratori
Uno strumento di Identity & Access Management (IAM) come Ivanti Identity Director è la chiave per una gestione efficace ed efficiente del ciclo di vita dei collaboratori.
Basandosi su regole definite, è in grado di costruire una vera e propria identità digitale del dipendente e di attribuire in modo automatico i diritti corretti.
Che si trovino in smart working o in sede, i collaboratori devono potere lavorare in modo efficace e sicuro: la gestione tramite sistemi IAM dell’intero ciclo di vita consente di automatizzare la consegna e la restituzione di diritti, app e servizi in base alle identità.
Come abbiamo visto nell’articolo di oggi, il vantaggio creato dalla digitalizzazione dei processi di onboarding non è appannaggio esclusivo del dipartimento HR: l’IT viene liberato da attività ripetitive e gravose in termini di tempi (se svolte manualmente), per le quali i colleghi si aspettano risposte e risoluzioni rapide.
Un sistema automatizzato deve essere in grado anche di integrarsi con gli altri sistemi in uso in azienda, per potere realizzare un concreto valore aggiunto dall’investimento in tecnologia, oltre che ha lasciare ampio spazio al concetto di self service. Un esempio concreto è l’automazione del Reset Password, che prevede una gestione autonoma della richiesta da parte dell’utente, utilissima in caso di lavoro remoto, o la prenotazione di servizi aziendali, come sale meeting o beni aziendali.
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