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Nonostante si parli da molto tempo di digital transformation, per molte aziende la sua concreta applicazione a tutti i processi di business risulta piuttosto complessa, anche solo da immaginare. Come ogni processo di cambiamento, in alcuni casi può persino generare un certo timore.
La pandemia ha però contribuito ad accelerare la digitalizzazione, rendendo ancora più evidenti le necessità di ridisegnare i processi operativi, per raggiungere una maggiore efficienza, e di mettere in sicurezza i sistemi aziendali.
In questo articolo, vogliamo proporti alcune best practice per guidare con successo l'innovazione. Scopri di più!
Cosa significa (davvero) digital transformation?
La trasformazione digitale è l’automazione dei processi organizzativi complessi resa possibile dalla tecnologia (può essere anche chiamata business process automation), che permette di rendere più snelle ed efficienti le procedure, ottimizzare i costi e migliorare i livelli di servizio.
In questa pagina, affronteremo diversi aspetti collegati alla trasformazione digitale; per rendere più semplice la navigazione, abbiamo creato un elenco cliccabile degli argomenti che ti permetterà di passare subito al paragrafo di tuo interesse.
Collegamenti rapidi:
- automazione it (e non solo!)
- gestione agile dei flussi di lavoro
- ottimizzazione del service desk IT
- sicurezza dei dispositivi e dei dati
- trasformazione digitale dei processi HR
- esempi di soluzioni a disposizione
Automazione it (e non solo!)
Le esigenze delle aziende sono sempre più orientate alla ricerca di risposte alle sfide create dalla nuova normalità, un contesto in continua trasformazione, dinamico e complesso.
In quest’ottica, l’automazione ha raggiunto un livello superiore, con soluzioni di iperautomazione che permettono di:
- lavorare da ogni dispositivo e in ogni luogo, rispondendo all’esigenza di everywhere workplace
- gestire e proteggere utenti, device, dati e accessi
- prevenire le nuove minacce informatiche
- guidare le esperienze degli utenti grazie ad automazione e bot
- rispondere alle preferenze in termini di interazioni IT
Il passaggio all’iperautomazione fornisce una risposta efficace alla crescente complessità delle infrastrutture IT.
Con un numero sempre maggiore di utenti che lavorano in remoto, le aziende hanno bisogno di potersi affidare a tecnologie efficaci e sicure per la gestione unificata degli endpoint.
Una soluzione Unified Endpoint Management permette di gestire, proteggere e distribuire risorse e applicativi aziendali su qualsiasi dispositivo, fisso o mobile, da un’unica console centralizzata.
La semplificazione della gestione dei device mobili in dotazione a dipendenti e collaboratori avviene con il Mobile Device Management, che assicura una condivisione efficace e allo stesso tempo sicura delle risorse aziendali in mobilità.
Che si tratti di dispositivi aziendali o in modalità Bring Your Own Device (BYOD, quando non è possibile fornirli a tutti i dipendenti che operano da remoto), i device rappresentano un canale di accesso privilegiato ai dati, l’obiettivo principale degli hacker.
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La forte diffusione del lavoro da remoto - avvenuta con la pandemia da COVID-19 - ha messo in luce la necessità per le aziende di gestire e coordinare tutti i device connessi e comunicanti, per far sì che il dialogo tra questi dispositivi e i sistemi aziendali non presenti falle che rischiano di minacciare la continuità del business.
Continuiamo a parlare di soluzioni smart working, nel prossimo paragrafo!
Gestione agile dei flussi di lavoro
Prima di parlare delle soluzioni specifiche per l’efficacia dello smart working, è opportuno chiarire le differenze tra alcune espressioni molto diffuse, ma non sempre usate nell’accezione corretta.
Telelavoro = modalità di lavoro da remoto che prevede l’utilizzo di strumenti informatici e telematici ed è normalmente retribuita a ore lavorative.
Smart working = modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall'assenza di vincoli orari o spaziali e un'organizzazione per fasi, cicli e obiettivi
Metodologia agile = capacità di rispondere anche a eventi non pianificati, in modo rapido, ripianificando attività e strategie per cogliere le opportunità che si presentano.
Il modello agile è stato ideato per garantire stabilità anche in contesti volatili ed è quindi costituito da una rete di dipartimenti e figure connessi tra loro, che condividono obiettivi e risultati.
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Lo smart working non è quindi solo telelavoro, ma un approccio orientato più al raggiungimento degli obiettivi che al controllo costante sulle attività dei dipendenti, che si inserisce perfettamente in un’organizzazione agile.
La capacità di reagire più velocemente ai cambiamenti nel mercato è uno dei vantaggi messi a disposizione dall’IT Service Management che inoltre offre l’opportunità di:
- aumentare le performance dei dipendenti
- ridurre l’impatto dei problemi IT sui costi aziendali
- rendere gli utenti più autonomi
- migliorare il livello di servizio offerto
Introdurre l’ITSM nell’intero business, applicandolo alle diverse unità organizzative, significa trasformare l’IT in Enterprise, dando vita a una governance di Enterprise Service Management (ESM).
L’ESM propone un insieme di soluzioni che si concentrano sul workflow management: la gestione, il monitoraggio e il tracciamento corretto e automatico di flussi di lavoro e processi di business ben definiti.
Non più solo IT, quindi, ma anche Legal, Finance, Supply Chain & Procurement, Facility Management e HR. L’obiettivo dell’ESM è standardizzare e strutturare i processi di comunicazione fra utenti e dipartimento IT, sfruttando l’esperienza della metodologia ITIL utilizzata nell’IT Service Management.
Un approccio integrato alla gestione dei servizi aziendali permette di migliorare la qualità del servizio e la soddisfazione dei propri utenti, interni ed esterni.
Nel prossimo paragrafo, vedremo quali sono i vantaggi dell’applicazione al service desk delle best practice di IT Service Management.
Ottimizzazione del service desk IT
Come abbiamo detto, l’ottimizzazione del service desk è un esempio pratico di utilizzo del modello organizzativo delle attività di ITSM.
I vantaggi dal punto di vista IT si concretizzano nella possibilità di comprendere i bisogni del business e soddisfare gli utenti finali; seguendo processi ripetitivi e scalabili e standardizzando operazioni semplici, inoltre, aumenta la produttività.
Identificare e gestire problemi ricorrenti significa anche ridurre il periodo tra rilevazione e risoluzione di un incident.
Una soluzione davvero efficace, flessibile e completa include:
- incident management
- gestione richieste
- problem management
- knowledge management
I portali self service sono disponibili 24 ore al giorno, 7 giorni su 7, e permettono agli utenti di inviare richieste e tenerne traccia da soli, riducendo i volumi di chiamate di supporto (e quindi i costi) e aumentando i livelli di servizio.
Attraverso funzionalità di self service, l’analisi delle performance IT permette di ottimizzare l’esperienza, in ottica di miglioramento continuo.
Ma l’assistenza da remoto agli utenti - che vede nel service desk un’evoluzione dell’help desk - vive un’ulteriore innovazione!
Guarda in questo video una breve introduzione di 2YourSite, la soluzione applicativa che teletrasporta il centro di supporto remoto nel luogo in cui è richiesto l'intervento:
Abbiamo già parlato delle soluzioni di iperautomazione che consentono di verificare il funzionamento dei sistemi IT, lo stato della memoria e l’applicazione delle patch.
Quando sono collegate ai sistemi ITSM, sono in grado di inviare alert automatici e creare ticket per l’installazione di aggiornamenti o per risolvere il problema di esaurimento della memoria.
Mantenere i sistemi aggiornati è determinante per garantire la sicurezza dei dispositivi e dei dati. Approfondiamo il tema nel prossimo paragrafo!
Sicurezza dei dispositivi e dei dati
I crimini informatici hanno subito un incremento nel periodo della pandemia: il lavoro da remoto (da casa, nella maggior parte dei casi) rischia di diventare un mezzo che facilita l’obiettivo dei ladri di dati. Tuttavia, anche i dipendenti possono rappresentare un punto debole nei sistemi IT, anche se in modo del tutto inconsapevole.
Nel report Digital Transformation and Cyber Risk realizzato da Ponemon Institute a giugno 2020, si legge come l’82% degli intervistati abbia vissuto almeno un’esperienza di data breach, dovuta proprio alla trasformazione digitale e a un mancato allineamento tra C-level e Responsabili della Sicurezza.
Per proteggere dati e dispositivi (anche dalle eventuali azioni scorrette dei collaboratori, da remoto come in sede), è vitale che i sistemi e le tecnologie siano sempre aggiornati e l’amministrazione dei software sia regolamentata in modo corretto.
Gli investimenti nella tecnologia rischiano di perdere di valore se non sono in grado di tutelare il business, i clienti e gli asset più importanti dell’azienda. Allo stesso tempo, la complessità e la velocità delle innovazioni rappresentano una sfida anche per le organizzazioni più strutturate in termini di sicurezza.
Come conferire alla sicurezza l’agilità, la flessibilità e la capacità di prendere decisioni in modo rapido proprie della trasformazione digitale?
La gestione unificata degli endpoint rende possibile la protezione dei dati e delle app aziendali su qualsiasi rete, grazie a:
- accessi condizionali degli utenti
- applicazione automatizzata di regole
- allineamento rispetto alle linee guida di compliance
- proattività verso le minacce di cybersecurity
- monitoraggio in tempo reale di contenuti e app per ciascun endpoint
Inoltre, offre l’opportunità di programmare gli aggiornamenti dei sistemi in totale sicurezza, ad esempio applicando le patch per correggere i bug rilevati nei pacchetti software.
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Altri aspetti fondamentali che riguardano la protezione dei sistemi aziendali sono il rispetto di policy e procedure, la gestione degli accessi e dei privilegi, a prescindere dal luogo scelto per lavorare.
Questo tema ci conduce a un piccolo focus che vogliamo dedicare all’automazione legata alle attività HR.
La digital transformation dei processi HR
Il primo ambito HR che può essere supportato dalla trasformazione digitale è la gestione dei processi onboarding/offboarding process e dei cambi di ruolo.
Oltre a rispondere in modo efficace alla necessità di concedere gli accessi alle corrette risorse aziendali, con la governance delle identità si ottiene una mappatura in tempo reale dell’organizzazione - fondamentale ai fini di verifiche e audit - grazie alla visibilità immediata di:
- ruoli
- accessi
- privilegi
- limitazioni
- eventi
Il passaggio dalla gestione manuale a quella automatizzata dei processi di attribuzione e revoca dei privilegi consente di eliminare le procedure ripetitive, riducendo i tempi di completamento delle operazioni, ma anche i rischi di errore.
La seconda area HR che può beneficiare dell’automazione è quella amministrativa, che riguarda la gestione di trasferte, note spese e richiesta ferie.
Proprio come nel caso del service desk, un sistema intuitivo e user friendly per la gestione dei workflow approvativi permette:
- ai dipendenti di verificare lo stato di avanzamento delle proprie richieste e gestirne lo stato ✔️
- ai responsabili di approvare o richiedere informazioni aggiuntive in pochi clic ✔️
- all’amministrazione HR di processare i dati ✔️
Il passaggio dalla gestione manuale - fatta di file condivisi e passaggi approvativi macchinosi - a quella automatica risulta in un’efficienza operativa che permette di ottenere un ritorno sull’investimento in tempi rapidi.
Quali sono le soluzioni a disposizione delle aziende per raggiungere questi risultati? Scopriamole!
Esempi di soluzioni a disposizione
Gestione flessibile e completa dei servizi
Un sistema di Enterprise Service Management aiuta l’azienda nell’implementazione delle strategie e nel raggiungimento degli obiettivi di business, guidando la progettazione e la realizzazione dei sistemi per l’automazione dei processi:
- incident, richieste, problemi, modifiche e knowledge
- funzionalità di self-service che migliorano l’esperienza
Gestione unificata degli endpoint - UEM
Dotarsi di un’unica suite permette di integrare tutte le piattaforme di utenti finali e dispositivi mobili in un’unica esperienza di gestione, facilitando il lavoro contemporaneo di più persone su più macchine, senza comprometterne l’operatività.
Il tracciamento delle conformità delle licenze, il rilascio automatizzato di software e la possibilità di scoprire tutto ciò che colpisce la rete rendono le soluzioni di endpoint management affidabili anche da un punto di vista di sicurezza.
In ottica di vulnerability assessment, è consigliata l’integrazione di soluzioni per:
- rilevamento delle minacce, capaci di rispondere a eventuali infezioni in modo rapido
- valutazione, test e applicazione automatica di patch a sistemi operativi e applicazioni
- controllo automatico di applicazioni
- gestione di privilegi e autorizzazioni
Gestione dell’ambiente di lavoro
Soluzioni che semplificano le attività IT più complesse, come la migrazione a Windows 10, e gestiscono la sincronizzazione dei file, la condivisione dei dati e la loro accessibilità, offrendo agli utenti un’esperienza desktop personalizzata e conforme, da ogni luogo e dispositivo.
IT Asset Management - ITAM
Oltre a offrire visibilità completa e controllo degli asset IT e non IT, le soluzioni in cloud presentano vantaggi in termini di costi più bassi, installazione e aggiornamenti più rapidi e semplici, maggior accessibilità.
Privilege & Access Management - PAM
Le soluzioni PAM per la governance delle identità consentono una corretta gestione dell’intero identity lifecycle, in smart working o in azienda, assicurando il rispetto delle policy aziendali sulla sicurezza.
L’automazione di consegna e restituzione di diritti, app e servizi basati sull’identità riduce i costi operativi, assicurando un rapido ritorno sull’investimento.
Dalla sua fondazione nel 2003, Timeware ha realizzato con successo oltre 60 progetti di digital transformation. L’azienda è Selected Partner di Ivanti, multinazionale statunitense che propone soluzioni alle più complesse sfide dell’IT, incluse nell’ITSM Gartner Magic Quadrant.
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