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La pratica del workflow management - intesa come gestione dei flussi di lavoro - è oggetto di attenzione da parte delle organizzazioni, in virtù delle enormi opportunità di rendere le attività più efficienti grazie all’automazione, che offre la possibilità di monitorare e tracciare in modo corretto i processi.
È ancora una volta la digitalizzazione a consentire una maggiore flessibilità alle aziende e a rendere possibile la realizzazione del modello agile. Scopriamo di più, nell’articolo di oggi!
Cos’è davvero il workflow management?
Il workflow è un flusso di lavoro, una sequenza di attività da portare a termine per raggiungere un obiettivo di business predefinito. La gestione (management) dei workflow dovrebbe dunque supportare le aziende nel miglioramento delle performance e dei risultati, in base a una serie di obiettivi.
Il Glossario IT di Gartner suddivide il workflow management in due categorie, collegate tra loro:
- integrazione dei processi interni ed esterni
- automazione di processi o eventi
Sono diverse le aziende che utilizzano i workflow e la tecnologia per automatizzare i task ripetitivi, dando vita alla process automation. Prima di analizzarne i vantaggi, che comprendono anche un’ampia disponibilità di informazioni in ottica di ottimizzazione e miglioramento continui, dedichiamo un breve approfondimento al modello agile.
Gestione dei workflow: tradizionale VS agile
Nella visione tradizionale della gestione dei processi, i flussi di lavoro seguono una sequenza lineare: una fase non può iniziare fino a che la precedente non è completata.
I limiti di questo modello si iniziano a manifestare nel momento in cui sono richiesti cambiamenti in corsa o emergono nuove richieste da parte del mercato. I cambiamenti devono essere inseriti in un processo piuttosto rigido e dunque possono richiedere tempi troppo lunghi per essere approvati e implementati.
Oltre a comportare ritardi nel completamento dei progetti, questo approccio rischia di aggiungere costi non più sostenibili.
La digital transformation ha avuto il duplice effetto di rendere la domanda di mercato estremamente volatile, con frequenti inversioni di tendenza - molto complesse da fronteggiare con un’organizzazione fissa - e di fornire una soluzione al problema, ovvero la possibilità di raccogliere i feedback dei clienti e adattare la proposta di conseguenza, in modo davvero flessibile.
Il modello agile applicato al project management propone un nuovo paradigma anche nella gestione dei workflow, con una struttura meno lineare e più aperta ai cambiamenti.
Tra le caratteristiche centrali del modello agile, troviamo:
- trasparenza e condivisione delle informazioni
- centralità del cliente
- capacità di adattamento
- miglioramento continuo
- valorizzazione delle responsabilità individuali
Si tratta proprio di alcuni dei vantaggi resi possibili dall’automazione dei workflow. Eccoli riassunti nel prossimo paragrafo!
Vantaggi del workflow management automatizzato
Grazie a una gestione più efficace dei flussi di lavoro, è possibile incrementare la collaborazione tra colleghi e funzioni aziendali, avvalendosi di canali di comunicazione definiti e sempre aperti.
Chiunque sa dove trovare le informazioni di cui ha bisogno e i dati sono aggiornati in tempo reale; si tratta di due presupposti fondamentali anche per offrire un eccellente servizio ai clienti (interni ed esterni).
La compliance alle procedure e alle normative (ad esempio il GDPR) risulta molto più complessa quando i processi sono gestiti in modalità manuale. Con i workflow automatizzati, le possibilità di errore possono essere azzerate, migliorando l’affidabilità dell’azienda nei confronti dei suoi stakeholder.
La condivisione di obiettivi, attività e responsabilità aiuta ogni componente dell’organizzazione a sapere a che punto si trovi un progetto, in quale fase sia necessario il proprio intervento e a chi debba rendere conto.
La comunicazione trasparente è una leva efficace per migliorare la soddisfazione rispetto al ruolo svolto, valorizzando il contributo individuale e aumentando la motivazione.
La diffusione dello smart working – anche se sarebbe più corretto parlare di remote working – nei periodi di lockdown dovuti alla pandemia da COVID-19 ha reso evidente la necessità di essere preparati all’everywhere workplace, anche in termini di cyber security. L’automazione dei workflow è una condizione necessaria per questa nuova normalità lavorativa.
Infine, il ricorso all’automazione ha permesso di ottimizzare i costi in una fase davvero complessa per tutti i settori, rendendo più efficienti i processi e consentendo una riorganizzazione rapida della ripartenza post-emergenza.
Esempi concreti
Gli esempi di utilizzo dei workflow automatici sono potenzialmente illimitati; te ne proponiamo due che possono essere rappresentativi per diversi settori.
Supporto IT: il punto di contatto tra gli utenti e l’IT, il Service Desk, trova nell’automazione dei workflow un mezzo efficace per porre i clienti al centro dell’attenzione ed essere sempre allineato alla struttura e alle esigenze organizzative. La gestione end-to-end del servizio offerto agli utenti fa parte dell’approccio IT Service Management che, quando è applicato alle diverse funzioni, diventa Enterprise Service Management (ESM). La prossima applicazione ne è un esempio.
Onboarding dei collaboratori: il passaggio dalla gestione manuale a quella automatizzata di questi processi HR permette di concedere gli accessi alle corrette risorse aziendali, anche in caso dei cambi di ruolo, con una governance delle identità che si rivela essenziale in caso di audit o verifiche rispetto alla GDPR compliance. Inoltre, queste attività - cruciali per l’immagine dell’azienda che sta accogliendo un nuovo collaboratore - possono essere velocizzate e semplificate, grazie al coordinamento con altre funzioni (IT, Procurement, Servizi Generali).
L’approccio integrato alla gestione delle procedure, senza divisione in silos, è uno dei principi cardine del modello agile e permette alle organizzazioni di lavorare in sinergia, migliorare l’efficienza e ottenere in breve tempo un ritorno sugli investimenti in tecnologia.
Dalla sua fondazione nel 2003, Timeware ha realizzato con successo oltre 60 progetti di digital transformation. L’azienda è Gold Partner di Ivanti, multinazionale statunitense che propone soluzioni alle più complesse sfide dell’IT, incluse nell’ITSM Gartner Magic Quadrant.
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