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Come anticipato nella premessa, l’ottimizzazione dei processi interni è un passaggio cruciale nella creazione di un’esperienza che fidelizzi i dipendenti all’azienda, oltre a rappresentare un vantaggio notevole in termini di tempi e risorse da dedicare a procedure ripetitive e a rischio di errore.
Ecco gli argomenti che affronteremo in questa pagina, puoi cliccare quelli di tuo interesse per passare subito al paragrafo dedicato.
Abbiamo già visto come l’ottimizzazione dei processi di onboarding faccia parte di diritto di quel pacchetto di iniziative a disposizione del dipartimento HR per migliorare l’esperienza e il benessere dei dipendenti, proprio come benefit e servizi di welfare.
Di fatto, la fase di onboarding è la prima opportunità, dopo quella di selezione del Personale, di mostrare la cultura aziendale e creare un legame di fiducia che si spera diventi forte e duraturo.
Da questo pilastro fondante della relazione tra organizzazione e collaboratore dipendono poi imperdibili opportunità per ottenere:
✔️ maggiore soddisfazione
✔️ miglioramento dei livelli di retention
✔️ aumento della produttività
✔️ incremento dei ricavi
Secondo la ricerca “The True Cost of a Bad Hire” realizzata da Brandon Hall Group nel 2015, le aziende con un processo di onboarding efficiente e solido registrano:
➕ 82% retention
➕ 70% produttività
Se desideri leggere l'intero documento, è disponibile in pdf qui.
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Analizziamo ora la situazione attuale e le sfide per il dipartimento HR.
Sono moltissime le aziende che fanno affidamento su procedure manuali e metodi tradizionali per la gestione degli onboarding dei nuovi dipendenti e per il relativo offboarding: spesso coincidono con sessioni di formazione che possono durare ore, se non giorni.
Oltre a rappresentare un costo in termini di tempo per l’organizzazione e per i neoassunti, queste attività rischiano di intaccare subito l’entusiasmo che dovrebbe invece caratterizzare l’inizio di una nuova avventura professionale.
Tuttavia, ci sono nozioni che non possono essere trascurate all'ingresso in un'azienda: le policy, l’utilizzo corretto degli strumenti di lavoro, i regolamenti amministrativi, le responsabilità del ruolo occupato devono essere a disposizione, comprese e acquisite dai nuovi dipendenti.
È necessario trovare un compromesso per rendere tutte queste procedure snelle e persino piacevoli, tenendo sempre conto dell’onboarding experience come leva per la fidelizzazione e la produttività.
Il digital onboarding si propone come mezzo per superare queste criticità, scopriamo di più nel prossimo paragrafo!
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L’onboarding process digitalizzato permette ai neoassunti di accedere alle informazioni di cui hanno bisogno quando preferiscono - 24 ore su 24, 7 giorni su 7 - velocizzando la formazione sulla nuova realtà aziendale e le procedure obbligatorie, come l'accettazione della privacy policy o le clausole di riservatezza.
Vista la quantità di tecnologie e strumenti a disposizione delle persone in ogni contesto oggi, è naturale che anche i dipendenti (e non solo i nativi digitali) si aspettino che l'esperienza di onboarding sia allineata a queste abitudini.
☑️ 1. Ricerca
L’analisi dei processi di onboarding esistenti è propedeutica all’individuazione di eventuali aree di miglioramento. Per definire le criticità, è utile ascoltare la viva voce dei collaboratori: chi meglio di loro saprà raccontarti quali passaggi hanno trovato poco interessanti o non abbastanza chiari?
Ricorda che l’esperienza di un collaboratore inizia il giorno in cui risponde all’annuncio di lavoro inviando la sua candidatura; le iniziative per il coinvolgimento e la fidelizzazione all’azienda possono prevedere l’invio di informazioni in modalità paperless, per dare subito un’immagine di realtà innovativa e attenta alla sostenibilità.
☑️ 2. Automazione e snellimento
Ogni individuo è unico e quindi anche le modalità di apprendimento variano da persona a persona. La navigazione nel portale per i dipendenti e la disponibilità di informazioni devono essere il più possibile intuitive, ma è consigliabile fornire un supporto a distanza, qualora l’utente lo richiedesse.
☑️ 3. Affiancamento
In aggiunta alle risorse consultabili in autonomia, il supporto di un collega senior può contribuire a fare sentire il neoassunto al sicuro, fornendo consigli pratici.
È importante che anche questa fase di mentorship sia monitorata, per evitare che una delle due persone (o entrambe) si sentano sotto pressione, ma invece sappiano di potere fare affidamento sull’azienda.
☑️ 4. Pianificazione e scadenze
Per iniziare ogni attività con il giusto entusiasmo, è bene sapere quanto tempo richieda il suo completamento. Per i nuovi collaboratori, in particolare, è essenziale che siano comunicate le scadenze e i next step, in modo che possano avere un’agenda organizzata e definire le priorità.
In questo articolo di Business News Daily sono riportati alcuni dati interessanti che ci aiutano a comprendere la necessità di attivare una digitalizzazione delle procedure di onboarding, per snellirle e renderle più coinvolgenti, migliorando l’esperienza dei collaboratori a tutto tondo.
La raccolta delle informazioni e la gestione delle procedure in modalità manuale per gli HR manager significa avere a che fare con:
Il tempo è una delle risorse più preziose per le organizzazioni e la flessibilità messa a disposizione dalla digital transformation è un’opportunità imperdibile anche per il dipartimento HR.
La maggior parte delle aziende che ha avviato iniziative di automazione nel periodo della pandemia l'ha fatto (anche) per adattare le procedure alle nuove modalità di lavoro tipiche del contesto everywhere workspace.
Gli strumenti digitali offrono maggiore autonomia sia ai Responsabili delle Risorse Umane, sia ai neoassunti, che possono disporre di corsi di formazione, tutorial, documenti e informazioni in un percorso personalizzato e coinvolgente, soprattutto se paragonato alla consegna di plichi cartacei da controfirmare.
Nel caso in cui l’azienda sia in forte espansione, il tempo richiesto per l’onboarding digitale è lo stesso – che si abbiano 50 o 1000 collaboratori da accogliere. Inoltre, la possibilità di aggiornamento automatico assicura che le informazioni siano sempre corrette.
Di quali strumenti parliamo? Scopriamoli nel prossimo paragrafo!
Fino a qui, abbiamo analizzato le sfide che caratterizzano onboarding e offboarding e che possiamo riassumere come segue:
- le procedure manuali sono complesse, lente e non tracciabili
- le attività sono spesso non standardizzate e i processi datati
- le applicazioni, gli accessi e i diritti sono assegnati in modo manuale
Ivanti Identity Director è la soluzione per la gestione di identità e accessi (IAM - Identity and Access Management) che offre
Gli utenti hanno accesso ad applicativi e risorse allineati all’identità, per lavorare con la massima produttività e assicurando la totale protezione dei sistemi aziendali da cyber attack.
Grazie all’onboarding digitalizzato, i dipendenti sono attivi da subito, mentre l’azienda ha la certezza che i diritti di accesso siano assegnati e modificati mediante regole definite - sulla base del ruolo e del livello gerarchico - ma anche revocati automaticamente al termine del rapporto di lavoro, velocizzando e mettendo in sicurezza anche l’offboarding.
Ivanti Service Manager è la soluzione leader di mercato per il Service Desk che permette di automatizzare la gestione dei flussi di lavoro e migliorare la comunicazione tra utenti.
Scopriamo un esempio concreto di applicazione con un business case!
Il cliente di Timeware DEA - Development Engineering Automation ha scelto Ivanti Service Manager in prima battuta come strumento di Ticketing da proporre a sua volta a un cliente.
Rimasta colpita dalle potenzialità dei workflow automatici, l’azienda ha pensato di sfruttarle anche internamente, applicandoli proprio ai processi di onboarding dei nuovi dipendenti.
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